Información a un clic

siim ustaPor: Dirección Nacional de Planeación, Desarrollo e Información Institucional* | Junio-Julio 2019

Día tras día, cada persona se encuentra rodeada de un mar de datos, muchos de estos organizados y confiables, otros no tanto; el volumen de información que se encuentra en las redes sociales, o tan solo en el hecho de navegar en internet, proporciona una infinidad de soluciones de todo tipo, de acuerdo a gustos y necesidades del público objetivo.

La competencia cada vez es mayor, y los usuarios son a su vez más exigentes al adquirir soluciones personalizadas y adaptables con el tiempo. Es por esto que contar con información confiable, oportuna y actualizada, se ha convertido en uno de los activos más importantes e indispensables que contribuyen a un proceso de toma de decisiones efectivo.

Sin embargo, las tres principales barreras que les impiden a las instituciones gozar de un futuro basado en datos son:

  • Silos de información: repositorios de datos fijos que se encuentran bajo el control de una entidad y están aislados del resto de la organización.
  • Procesos legados: sistemas que han quedado obsoletos pero que siguen siendo utilizados por el usuario. No se quiere o no se pueden reemplazar/actualizar de forma sencilla.
  • Falta de capacidades para el análisis de datos.

¿Qué es el SIIM y cuál es su objetivo? 

La USTA, en su proceso de desarrollo y evolución tecnológica, ha entendido que para el correcto desarrollo de las funciones universitarias y la gestión académico-administrativa —desde su importancia cualitativa y misional, en el marco de la complejidad de lo Multicampus—, la información es vital para la toma de decisiones que le permitan avanzar hacia las metas y objetivos institucionales trazados. A partir de esta conciencia, producto también de procesos previos en el desarrollo de la USTA, se generó la necesidad de contar con un Sistema Integrado de Información Multicampus (SIIM). Esta necesidad fue plasmada en distintos documentos como:

  • Plan General de Desarrollo (PGD) 2012-2015.
  • Informe de los Pares Académicos para la Acreditación Institucional de alta calidad en modalidad multicampus.
  • Plan Integral Multicampus (PIM) 2016-2027. 
  • Plan General de Desarrollo (PGD) 2016-2019.
  • Línea 6. Capacidad y gestión institucional que logran la efectividad Multicampus. 
  • Subobjetivo 6.1. Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Información Multicampus (SIIM) que soporte la gestión académico-administrativa.
  • Modelo de Planeación USTA 2016-2027, SIIM.
  • Informe de los Pares Académicos para la Acreditación Institucional Internacional IAC-CINDA.

Además de considerar el SIIM como una necesidad, este se ha convertido en un reto institucional, cuyo objetivo es implementar un conjunto de estrategias, herramientas y metodologías enfocadas en la administración y transformación de los datos en información, con el fin de crear conocimiento para apoyar la toma de decisiones dentro de la Institución, rompiendo las barreras de información de la USTA.

Jorge Arias Bedoya, Gerente de Oracle en Colombia y Ecuador, afirma que “la plataforma SIIM va a permitirle a la Universidad tomar ventaja desde los procesos financieros y estudiantiles que están siendo optimizados bajo el proyecto transformacional Sinergia, ya que pasará de datos e información a insights (predicciones y proyecciones del futuro) requeridos, para ir hacia una Universidad Multicampus 4.0 , o sea, 100 % digital”.

Componentes del SIIM 

Son los elementos requeridos para que la implementación se realice de forma sistémica y la solución sea exitosa. En primera instancia, están las políticas y lineamientos, que no son más que todas las estrategias y requerimientos de la USTA en cuanto al análisis de la información. Seguidamente, los procedimientos, que son las metodologías que se implementarán para una gestión de proyectos adecuada. Y por último, aunque no menos importante, la arquitectura e infraestructura tecnológica; siendo la arquitectura el conjunto de relaciones entre las partes que constituyen el sistema, es decir, el plano o diseño; y la infraestructura tecnológica, los recursos tecnológicos que soportan la solución de inteligencia organizacional.

Por lo anterior, con el SIIM, la USTA podrá, entre otros:

  • Desarrollar una cultura de la información desde su registro y captura hasta su análisis y aplicación en la toma de decisiones.
  • Generar de forma automática reportes para entidades externas.
  • Soportar con evidencia numérica y analítica las decisiones estratégicas.
  • Incrementar la productividad, al reducir tiempos de procesamiento de informes y reportes.
  • Centralizar en una única bodega los datos estratégicos históricos de la Institución, necesarios para responder a necesidades de tipo analítico.
  • Garantizar la confiabilidad de la comunicación entre todas las áreas de la Institución, relacionada con la generación de las cifras estratégicas.
  • Conocer en tiempo real los datos de la Institución que servirán de soporte para la toma de decisiones.

Así las cosas, lo que se espera con la implementación del SIIM es poder acceder a información fiable y actualizada con un solo clic, desde cualquier dispositivo con acceso a internet, las 24 horas del día, los 7 días a la semana; esto con la finalidad de tomar decisiones basadas en información y disponer de todos los recursos para su análisis.

Este megaproyecto institucional, tal como está diseñado, pondrá a la USTA a la vanguardia en la gestión de la información institucional, por lo que sin lugar a dudas seremos referentes en el sector de la educación y modelo a seguir. 

 

*USTA, Bogotá

EDITORIAL


“El departamento de Admisiones y Mercadeo, junto con la Vicerrectoría Académica General, ha diseñado varios espacios para que los estudiantes de colegio puedan encontrar en la USTA una Institución de puertas abiertas”.
Henry Manuel Ortega Jiménez | Director de Departamento de Admisiones y Mercadeo | USTA, Bogotá

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